A intranet consiste em uma rede de computadores similar a Internet, porém de acesso exclusivo a uma determinada comunidade. Ou seja, é um meio de conectar pessoas restritas a um conhecimento comum, como a disseminação de informações relevantes aos profissionais da sua empresa, por exemplo, facilitando a comunicação e o acesso ao conhecimento por estes colaboradores.
Ela é um canal de comunicação extremamente eficaz, principalmente para os funcionários dos setores que lidam com computadores no decorrer do expediente de trabalho. A ferramenta, que atua como uma rede de comunicação interna, pode ser acessada não apenas em determinado local físico, mas também nas filiais do seu negócio, possibilitando ampliar as estratégias através de acesso remoto. Isso contribui para que os funcionários da sua empresa recebam a informação de uma mesma fonte relevante, fomentando a cultura organizacional da empresa de forma rápida e eficiente.
A intranet pode ser uma forma de substituir canais de comunicação de sua empresa, como quadro de avisos, house organs (revistas e jornais internos) ou pode ser usada como um complemento da estratégia, fornecendo as informações através de um novo meio. Seja qual for o formato, você deve levar em consideração que para obter o sucesso com a ferramenta é preciso investir também em uma equipe de comunicação que a abasteça conforme os objetivos da sua empresa.
Ainda é possível integrar a esta ferramenta recursos de aprendizado, processos empresariais, controle de horas trabalhadas, organização de tarefas, acompanhamento de chamados, dentre outros que podem contribuir com a organização do trabalho e o aumento da produtividade.
São inúmeras as vantagens da intranet:
Redução do consumo de papel: além de uma prática sustentável, a redução do consumo de papeis implica também à redução de gastos. Como a informação em sua empresa deve ser atualizada periodicamente, há a diminuição dos gastos com a impressão de material;
- Compartilhamento de dados: pode ser o balanço da empresa no ano corrente, as metas de cada setor, as oportunidades de negócio, os ganhos da corporação, seja um novo cliente ou financeiros, notícias do mercado relevante ao colaborador, novas aquisições da empresa, benefícios, manuais, dicas de produtividade, gerenciamento de arquivos ou o que acontece na empresa;
- Facilidade de acesso à informação a distância: possibilitando o acesso às informações, estratégias, preenchimento e envio de relatórios aos colaboradores de outras filiais ou os que trabalham fora de uma base, como o setor comercial;
- Estreitar o relacionamento com os colaboradores: através de enquetes, ações promocionais, “fale conosco”, possibilitando a colaboração das equipes para o crescimento da empresa com sugestões ou críticas;
- Controle de produtividade: é possível controlar atividades, chamados de correção e/ou manutenção e disponibilizar as horas trabalhadas, quando integrada ao sistema de ponto da empresa;
- Independência de plataforma: por ser um sistema web, não há a necessidade de se preocupar com atualização de softwares e sistema operacional. O browser é o responsável pelo acesso.
- Custos de implantação conforme necessidade e grandiosidade: você pode começar com um projeto mais simples e planejar as demais implementações no seu sistema. O investimento varia conforme complexidade do projeto.
- Interatividade: possibilitando a participação efetiva dos colaboradores para a tomada de decisões, sugerindo melhorias e fazendo parte das pesquisas. Você pode, inclusive, integrar fóruns à ferramenta, construindo colaborativamente a pauta de reuniões, adiantar o brainstorm e, assim reduzir o tempo gasto em reuniões.
- Armazenamento de informações: imagine ter que repassar a mesma informação a cada entrada de um novo funcionário? A intranet permite armazenar informações criando um histórico. Desta forma o colaborador pode ter acesso as infomações de forma rápida, sempre que precisar.
Mas afinal, preciso ter uma intranet na minha empresa?
A primeira questão a considerar é: como anda o fluxo de comunicação em seu negócio através dos canais atuais? A intranet pode atender as necessidades de empresas de pequeno, médio e grande porte. Independentemente do número de funcionários você deve levar em consideração se os meios de comunicação atuais atendem as demandas sem gerar ruídos ou má interpretação das informações. Verifique quais são as falhas dos canais atuais e como a intranet poderia corrigi-las.
O segundo passo consiste em verificar o tempo gasto para o repasse de comunicados, distribuição e acompanhamento de tarefas, bem como o nível de dificuldade de acesso dos funcionários a esta informação. Se um colaborador deseja saber como solicitar um benefício facultativo, como um plano de saúde, como ele pode conseguir as instruções? O seu RH consegue atender a todas as dúvidas dos funcionários e ainda assim ser produtivo? Ter uma intranet com explicações para as perguntas recorrentes facilitaria o acesso a esta informação influenciando, diretamente, na produtividade de todos?
Analisar as metas de crescimento da empresa também pode ajudar bastante a definir se você deve ou não focar nesta ferramenta agora ou se pode aguardar mais um pouco.
Das vantagens que citamos, alguma se encaixa na necessidade do seu negócio? Enumere os problemas atuais que precisam ser corrigidos e, juntamente ao RH, verifique com a alta gestão o que mais poderia ser trabalhado através deste canal para otimizar os processos internos. Se for definido que a intranet pode ser uma solução, busque um fornecedor, exponha as necessidades, verifique as sugestões para sanar as questões apresentadas e faça uma análise de viabilidade (custo x benefício).
Não se esqueça que tão importante quanto uma intranet bem estruturada e alinhada às necessidades do seu negócio é ter quem cuide da gestão dela. Por isso, avaliar se a empresa comporta um profissional de comunicação para abastecer e moderar a ferramenta estrategicamente é crucial.
Com as dicas que demos a qual conclusão você chegou? A sua empresa precisa de uma intranet? Não se esqueça de compartilhar conosco as suas conclusões e possíveis dúvidas. Quem sabe não as esclareceremos em nosso próximo texto?
